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Ablauf einer Videoproduktion – mit Briefing-Vorlage zum Kopieren

Sunny Bar, Gründer von myCreative.Pro

Veröffentlicht 23. Sept. 20268 Min. LesezeitAlso in English

Kurz gesagt

Eine Videoproduktion läuft in sechs Phasen: Erstgespräch, Briefing und Konzept, Vorproduktion, Dreh, Schnitt mit Feedback und Lieferung. Selten hakt es am Dreh selbst, meist an offenen Entscheidungen – zu Zielgruppe, Freigaben, Personen vor der Kamera und den Kanälen, in denen der Film laufen soll. Unten finden Sie, was Sie wann entscheiden, eine Briefing-Vorlage zum Kopieren und eine Checkliste für den Drehtag.

Welche Phasen hat eine Videoproduktion?

Sechs Phasen – und jede endet mit einer Entscheidung auf Ihrer Seite.

Phase	Was passiert	Was Sie entscheiden oder vorbereiten
1. Erstgespräch	Sie schildern das Ziel. Das Studio fragt nach und skizziert Vorgehen und Budget.	Ziel, Termin, grober Budgetrahmen, wer noch mitredet.
2. Briefing und Konzept	Das Briefing wird schriftlich festgehalten. Das Studio entwickelt Idee, Tonalität und visuelle Richtung.	Briefing und Konzept freigeben. Billiger lässt sich die Richtung nie wieder ändern.
3. Vorproduktion	Drehbuch oder Interviewfragen, Drehorte, Personen vor der Kamera, Crew, Drehplan, Einwilligungen.	Drehbuch freigeben, Personen und Termine bestätigen, Zugang organisieren, Einwilligungen einholen.
4. Drehtag(e)	Gedreht wird nach Tagesdisposition („Dispo“): wer wann wo ist.	Selbst am Set sein oder jemanden benennen, der dort entscheiden darf. Personen, Produkt und Räume bereithalten.
5. Schnitt und Feedback	Rohschnitt, Feinschnitt, dann Farbkorrektur, Tonmischung, Grafiken und Untertitel.	Pro Version eine gebündelte Rückmeldung. Die Endfassung abnehmen.
6. Lieferung	Masterfilm plus Kurzfassungen in allen vereinbarten Formaten und Sprachen.	Dateien mit dem Briefing abgleichen. Lizenzen und Einwilligungen beim Video ablegen.

Zwei Punkte der Vorproduktion haben rechtliches Gewicht. Wer erkennbar im Bild ist, muss der Veröffentlichung grundsätzlich zustimmen (§ 22 KUG (öffnet in einem neuen Tab)) – holen Sie die unterschriebenen Einwilligungen also vor dem Dreh ein, auch von Mitarbeitenden. Und wer in Berlin auf öffentlichem Straßenland dreht, braucht eine Sondernutzungserlaubnis vom Bezirksamt; die Bearbeitung dauert etwa einen Monat, manchmal zwei (service.berlin.de (öffnet in einem neuen Tab)).

Was gehört in ein Video-Briefing?

Eine Seite, die sagt, für wen der Film ist, was diese Menschen danach tun sollen und wo er läuft. Alles andere folgt aus diesen drei Antworten.

Ein Briefing ist nicht die kreative Idee – die liefert das Studio. Es beschreibt die Fakten und Grenzen, in denen die Idee funktionieren muss. Füllen Sie aus, was Sie wissen, und schreiben Sie „offen“, wo Sie es noch nicht wissen. Auch ein halb ausgefülltes Briefing spart ein Meeting.

VIDEO-BRIEFING – [Projekt], [Datum]

1. Ziel: Was soll der Film erreichen?
   Die EINE Handlung nach dem Anschauen:
2. Zielgruppe: Wer schaut? Was weiß sie
   schon? Woran zweifelt sie?
3. Kernbotschaft in einem Satz:
4. Belege (max. 3 Fakten, Zahlen,
   Kundenstimmen):
5. Kanäle und Formate: Wo läuft der Film?
   z. B. Website 16:9, Feed 1:1 oder 4:5,
   Reels/Shorts 9:16, Messescreen
   Längen, z. B. 90 s Master, 30 s, 15 s, 6 s:
6. Sprachen: gesprochen, Untertitel,
   Voice-over? DE / EN / weitere:
7. Nutzung: Welche Medien (Web, Social,
   Paid Ads, TV, Events)? Wie lange?
   Welche Länder? Paid Ads: ja / nein
8. Deadline und feste Termine (Launch,
   Event, Messe; wann Personen können):
9. Budgetrahmen (von – bis, netto, in €):
10. Freigaben: Wer gibt Feedback? Wer
    nimmt den Film ab? Wer hat ein Veto
    (Geschäftsführung, Recht, Medizin,
    Partner)?
11. Personen vor der Kamera: Wer? Wer holt
    die Einwilligungen ein, bis wann?
12. Drehorte und Zugang: Adresse, Kontakt,
    Zugangszeiten, Sicherheits-/IT-Regeln,
    Lärm, Parken und Anlieferung:
13. Markenrichtlinien: Logodateien,
    Schriften, Farben, Tonalität,
    Musikvorgaben (Link):
14. Referenzen: 2–3 Videos, die Ihnen
    gefallen, und warum; 1–2, die nicht:
15. Agenturprojekte: Wer spricht mit dem
    Endkunden? Wird der Produktionspartner
    genannt?

Vier Felder sorgen später für den meisten Ärger:

Ziel und Handlung. „Bekanntheit steigern“ gibt der Regie nichts an die Hand. „Nach dem Video auf der Preisseite eine Demo buchen“ schon.
Nutzung. Legen Sie sie jetzt fest, nicht nach dem Schnitt. Nennt ein Vertrag die Nutzungsarten nicht ausdrücklich, richtet sich der Umfang nach dem gemeinsamen Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 UrhG (öffnet in einem neuen Tab)) – ein Film für die Website ist nicht automatisch für Paid Ads freigegeben. Musik und Einwilligungen der Gefilmten werden gesondert geregelt. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Nutzungsrechten und Buyouts.
Budgetrahmen. Mit einem Rahmen kann das Studio den passenden Film entwickeln, statt zu raten. Siehe Was kostet ein Imagefilm?
Freigaben. Nennen Sie alle, die den Film stoppen können. Sieht die Geschäftsführung ihn erst in der Endfassung zum ersten Mal, sind späte Änderungen fast programmiert.

Was sollten Sie am Drehtag bereithalten?

Vorbereitete Menschen, freie Räume und eine Person auf Ihrer Seite, die Ja sagen darf. Ob Sie selbst am Set sind oder nicht – gehen Sie diese Liste am Vortag durch:

Dispo an alle Beteiligten verschickt: Zeiten, Adresse, Ansprechpersonen, wer wann gefilmt wird.
Eine entscheidungsbefugte Person am Set oder den ganzen Tag telefonisch erreichbar.
Unterschriebene Einwilligungen aller Personen vor der Kamera. Wer nicht unterschrieben hat, bleibt aus dem Bild.
Ihre Interviewgäste kennen die Themen und ihr Zeitfenster – aber keinen Text zum Auswendiglernen.
Kleidung in ruhigen, einfarbigen Tönen; feine Streifen und kleine Karos flimmern im Bild. Ein Oberteil zum Wechseln.
Räume gebucht, Kolleginnen und Kollegen informiert, laute Geräte pausiert. Zugangskarten, Parkplätze und ein Weg für die Technik.
Bildschirme, Whiteboards und Schreibtische frei von vertraulichen Informationen und Kundendaten.
Produkt bereit: geladen, sauber, aktuelle Version, Demo-Accounts mit Testdaten.
Markenelemente, die ins Bild sollen (Roll-ups, Beschilderung) – und alles, was draußen bleiben muss.

Wie funktioniert Feedback ohne endlose Schleifen?

Eine Person sammelt alle Anmerkungen, schickt pro Version eine Liste mit Timecodes und klärt Widersprüche, bevor die Liste im Schnitt ankommt.

Zusätzliche Korrekturschleifen entstehen selten durch schlechten Schnitt. Sie entstehen durch Feedback, das in Einzelteilen kommt, sich widerspricht oder nebenbei das Briefing ändert. Was funktioniert:

Eine gebündelte Liste pro Version. Nicht fünf Mails aus fünf Abteilungen. Sind sich zwei uneinig, entscheidet die benannte Person, bevor die Liste rausgeht.
Timecodes. „00:42 – Bauchbinde sagt ‚Plattform‘, soll ‚Tool‘ heißen“ ist in einer Minute erledigt. „Zieht sich“ hilft auch – wenn Sie sagen, wo.
Das Problem, nicht nur die Lösung. „Hier geht die Aussage des Kunden unter“ lässt dem Schnitt Raum für eine bessere Lösung als die vorgegebene.
Die richtige Ebene je Stufe. Rohschnitt: Geschichte, Aufbau, Botschaft. Feinschnitt: Tempo, Grafiken, Details. Endfassung: Schreibweisen, Namen, Untertitel. Wer in der Endfassung die Geschichte ändert, geht zwei Schritte zurück.
Feedbacktage im Zeitplan. Ihre Deadline hängt genauso an Ihrer Rückmeldezeit wie am Schnitt.

Was verzögert eine Videoproduktion – und wie vermeiden Sie das?

Fast jede Verzögerung geht auf eine Entscheidung zurück, die aufgeschoben wurde.

Verzögerung	So vermeiden Sie sie
In der Endfassung taucht eine neue Person mit Vetorecht auf	Alle Freigebenden im Briefing nennen, auch Rechtsabteilung, medizinische Fachprüfung oder Compliance. Ihnen Drehbuch und Rohschnitt zeigen.
Das Drehbuch ändert sich nach dem Dreh	Drehbuch vor dem Dreh freigeben. Spätere Änderungen heißen Nachdreh oder Notlösung.
Jemand vor der Kamera sagt ab oder unterschreibt nicht	Einwilligungen früh einholen. Eine zweite Interviewperson im Hinterkopf haben.
Der Zugang zum Drehort scheitert am Drehtag	Zugang, Sicherheit und Lärm mit Empfang oder Hausverwaltung klären. Genehmigungen rechtzeitig beantragen.
Produkt oder Software ist nicht fertig	Eine stabile Version mit Testdaten drehen. Finale Screens im Schnitt einsetzen.
Regen am Außendrehtag	Eine Alternative drinnen und einen Ausweichtermin vereinbaren – und die Stornobedingungen im Angebot festhalten.
Der Film soll plötzlich in Paid Ads oder einem weiteren Land laufen	Nutzung im Briefing klären. Musik und Mitwirkende brauchen sonst womöglich neue Lizenzen.

Wie sieht das in einem echten Projekt aus?

Keine Übergaben von der ersten Idee bis zum finalen Schnitt. Beim Launch-Film für RIZZ (öffnet in einem neuen Tab) von Maxfusion haben wir das Ganze geführt: Konzept, Drehbuch, Regie und Schnitt, also die Phasen zwei bis fünf. Der Kunde führt echte Verkäufe direkt zum Start auf den Film zurück.

„Personen“ heißt in der Vorproduktion nicht nur: wer im Bild ist. Beim Release-Trailer für World Warfare & Economics (öffnet in einem neuen Tab) gehörten auch ein Filmkomponist für den Original-Score und eine von uns gecastete Sprecherstimme dazu.

So gehen wir vor

Unsere vier Schritte bilden die sechs Phasen ab:

Sagen Sie uns, was Sie brauchen (Phase 1). Ein echtes Gespräch, kein Discovery-Deck. Wir zeigen Ihnen, was wir tun würden – und was es kosten würde. Das schriftliche Angebot haben Sie in der Regel innerhalb von ein, zwei Tagen – etwas später, wenn wir einzelne Kosten erst prüfen müssen.
Sie bekommen einen klaren Plan (Phasen 2–3). Wir übersetzen Ihre Ziele in ein Briefing und eine visuelle Richtung, die alle freigeben, bevor eine Kamera läuft. Die Einwilligungen der Personen vor der Kamera holen in der Regel Sie ein. Bittet auf einem Event jemand darum, nicht gefilmt zu werden, respektieren wir das und vermeiden es, die Person zu filmen.
Wir produzieren (Phasen 4–5). Bei größeren Projekten holen wir freie Crew und Partner dazu. Feedback läuft über das, womit Ihr Team ohnehin arbeitet: Frame.io, Dropbox, Notion oder ganz einfach E-Mail.
Sie gehen mit etwas raus, das funktioniert (Phase 6). Der fertige Film plus die Schnittfassungen, die Sie für Ihre Kanäle geplant haben – und neue Formate, wann immer Sie sie brauchen. Das Rohmaterial bekommen Sie in der Regel dazu, auf einer Festplatte (wird berechnet) oder per Transfer; archiviert wird es mindestens ein Jahr.

Als grobe Orientierung:

Paket	Richtwert
Spark: Kurzformate und Social	Ein Tag bis zwei Wochen
Studio: Markenfilme	Zwei bis vier Wochen
Production: laufende Serien und Podcasts	Etwa ein bis zwei Wochen pro Folge, ab dem Dreh

Das sind grobe Richtwerte, keine Zusagen. Jedes Projekt bekommt im Angebot seinen eigenen Zeitplan, und Komplexität, die Entwicklung von Konzept und Drehbuch sowie Freigaben können ihn verändern.

Standardmäßig erhalten Sie die vollen Nutzungsrechte an den gelieferten Filmen für die im Angebot vereinbarten Nutzungen, und Musik und Stockmaterial, die wir für ein Projekt kaufen, sind für diese Nutzungen lizenziert. Sofern nichts anderes vereinbart ist, behalten wir uns vor, die Arbeit in unserem Portfolio zu zeigen.

Ein Kunde formuliert es so: „In unserer Zusammenarbeit hat myCreative.Pro ein tiefes Verständnis des Videoproduktionsprozesses bewiesen.“ – Netanel T, CEO, Okron Studio

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Bringen Sie die Vorlage mit ins erste Gespräch – halb ausgefüllt reicht. Den Rest bringen wir. Sprechen wir.