Eventfilm: Wie ein Veranstaltungstag Content für Monate liefert

Warum lohnt es sich überhaupt, ein Event zu filmen?

Weil dort ohnehin ein großer Teil Ihres Budgets steckt, und ohne Filmmaterial ist er nach zwei, drei Tagen verbraucht.

Industrieunternehmen in Deutschland haben ihre Marketingbudgets 2025 im Schnitt um 3,1 Prozent gekürzt, zum ersten Mal seit fünf Jahren. Gleichzeitig berichten 87 Prozent der Befragten von externen Preissteigerungen um rund 17 Prozent. Messen, Kundenevents und Fachveranstaltungen beanspruchen trotzdem weiterhin knapp 40 Prozent der Etats (bvik-Budgetstudie 2025 (öffnet in einem neuen Tab)).

Ein Posten dieser Größe muss mehr leisten, als drei Tage lang einen Stand zu füllen. Mit Filmmaterial erreichen Sie alle, die nicht da waren: Interessenten, die die Messe ausgelassen haben, Kunden, bei denen Ihr Vertrieb nachfasst, die Sponsoren des nächsten Jahres.

Was sollten Sie vor dem Event festlegen?

Zuerst die Liste der fertigen Formate. Die Shotlist ergibt sich daraus.

„Allgemeine Begleitung“, die erst im Schnitt nach einer Geschichte sucht, funktioniert selten. Fangen Sie beim Ergebnis an. Notieren Sie für jedes Format, wer es sieht, wo es läuft und wann es fertig sein muss. Daraus weiß die Crew, was sie wann drehen muss.

Entscheiden Sie früh, ob das Hochformat eine eigene Kamera bekommt oder aus dem Hauptmaterial beschnitten wird. Beschneiden klappt bei locker kadrierten Interviews, selten bei weiten Bühnenbildern. Mehr zu Interviews lesen Sie in unserem Beitrag über Interview- und Testimonial-Videos im B2B.

Wann muss was passieren?

Die meiste Arbeit ist erledigt, bevor der Einlass beginnt.

Eine Kamera oder mehrere für Vorträge und Panels?

Eine Kamera liefert eine Aufzeichnung. Zwei oder drei liefern einen Film, den man bis zum Ende ansieht.

Mit einer Kamera müssen Sie sich entscheiden: Die Totale zeigt die Bühne, aber nicht das Gesicht. Die Nahe zeigt das Gesicht, aber nicht den Zusammenhang. Und weil es keine zweite Einstellung gibt, auf die man schneiden könnte, bleibt jedes Zögern drin.

Mit einer zweiten, engen Kamera lässt sich ein 40-minütiger Vortrag ohne sichtbare Sprünge auf drei Minuten kürzen. Ein Panel braucht meist drei Perspektiven: eine Totale, die Person, die gerade spricht, und Moderation oder Publikum. Lassen Sie sich die Folien als Datei geben, statt die Leinwand abzufilmen.

Für Interviews am Stand und Highlight-Material reicht oft eine Kamera. Bei Sitzinterviews ist das anders: Unsere Reihe für ADAM Audio drehen wir mit zwei Kameras, mit drei, wenn zwei Personen gemeinsam interviewt werden.

Wie bekommen Sie sauberen Ton von einem Vortrag?

Nehmen Sie das Signal vom Mischpult der Veranstaltungstechnik ab und zeichnen Sie ein Backup auf. Bei einem Vortrag zählt der Ton mehr als das Bild.

Ein Kameramikrofon hinten im Saal nimmt vor allem den Raum auf: Hall, Klimaanlage, den Nachbarstand. Ein etwas weiches Bild geht noch. Ein Vortrag, den man nicht versteht, nicht.

• Bitten Sie die Tontechnik um ein sauberes Signal vom Mischpult.
• Zeichnen Sie ein Backup auf, etwa über ein Ansteckmikrofon am Speaker.
• Fragen Sie nach einem Saalmikrofon für Publikumsfragen. Fragen ohne Mikro fallen im Schnitt heraus.
• Achten Sie auf Musik im Saal. Sie liegt dann unter jedem Satz und kann beim Hochladen Urheberrechtsansprüche auslösen, etwa über Content ID von YouTube (öffnet in einem neuen Tab).

Auf der Messefläche gilt: Interviews weg von den lautesten Ständen, Mikrofon nah an der sprechenden Person.

Was ist mit Gästen, die nicht gefilmt werden wollen?

Informieren Sie alle, holen Sie schriftliche Einwilligungen von allen ein, die Sie in den Mittelpunkt stellen, und machen Sie das Nein leicht.

Bildnisse dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet werden (§ 22 KUG (öffnet in einem neuen Tab)). Die Ausnahme für Bilder von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen (§ 23 KUG (öffnet in einem neuen Tab)) ist eng. Die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz weist darauf hin, dass sie nicht mehr greift, sobald einzelne Personen erkennbar im Vordergrund stehen, dass das bloße Betreten einer Veranstaltung keine Einwilligung ist und dass Gäste einer Veranstaltung nicht mit einer werblichen Verwendung ihrer Bilder rechnen müssen (LfDI Rheinland-Pfalz (öffnet in einem neuen Tab)). Nach der DSGVO müssen Sie Menschen außerdem informieren, wenn Sie ihre personenbezogenen Daten erheben (Art. 13 DSGVO (öffnet in einem neuen Tab)).

In der Praxis heißt das:

• Weisen Sie in Einladung oder Anmeldebedingungen auf die Aufnahmen hin und verlinken Sie die Datenschutzhinweise.
• Hängen Sie an den Eingängen Hinweise auf: dass gefilmt wird, wofür, und an wen man sich wendet, wenn man nicht gefilmt werden möchte.
• Bieten Sie ein sichtbares Opt-out an, etwa eine Lanyard-Farbe, die die Crew meidet.
• Holen Sie unterschriebene Einwilligungen von Speakern, Interviewpartnern und allen ein, die im Mittelpunkt einer Einstellung stehen.
• Legen Sie schriftlich fest, wer sich um Hinweise und Einwilligungen kümmert: Veranstalter, Aussteller oder Crew.

Lassen Sie das Vorgehen vor dem Event von Ihrer Datenschutz- und Rechtsberatung prüfen.

Wie schnell gibt es die ersten Schnitte?

Schnell für ein paar kurze Clips, langsamer für die fertigen Filme. Klären Sie vorher, was was ist.

Same-Day-Clips setzen voraus, dass am oder nahe am Veranstaltungsort geschnitten wird und auf Ihrer Seite jemand zügig freigibt. Highlight-Film und Vortragsclips brauchen länger, denn die guten Momente sind über Stunden von Material verteilt. Ein echtes Beispiel (mehr dazu unten): Für Reverb haben wir auf der Superbooth 2023 zweieinhalb Tage gedreht; direkt nach dem letzten Drehtag ging es in den Schnitt, der anderthalb Tage dauerte. Fragen Sie deshalb nicht nur „Wie schnell?“, sondern:

• Welche Formate kommen am selben Tag, welche am nächsten, welche später?
• Wird vor Ort geschnitten, oder geht das Material erst ins Studio?
• Was brauchen Sie am Tag von uns: Upload-Bandbreite, einen Arbeitsplatz, eine Person für die Freigabe?
• Sind Same-Day-Cuts farbkorrigiert und untertitelt oder bewusst roh?
• Was passiert mit dem Rohmaterial, und können wir in sechs Monaten weitere Schnitte bestellen?

Wie nutzen Sie das Material das ganze Jahr?

Planen Sie Veröffentlichungen wie eine Kampagne, nicht als einmaligen Upload.

• Eventwoche: Hochformat-Clips und ein kurzer Rückblick, solange noch darüber gesprochen wird.
• Woche 1–4: Highlight-Film auf der Website und im Newsletter, ein Vortragsclip pro Woche.
• Monat 2–6: Interviewclips in Vertriebs-Follow-ups und auf Produktseiten, Produktaufnahmen in Anzeigen.
• Monat 6–12: „Letztes Jahr auf …“-Clips für Save-the-Date, Call for Speakers und Sponsorenakquise.

Zwei Dinge entscheiden, ob das klappt. Die Rechte: Vertrag und Einwilligungen müssen jede geplante Nutzung abdecken, auch bezahlte Anzeigen (mehr dazu im Beitrag zu Nutzungsrechten und Buyouts). Und die Verschlagwortung: Material, das niemand getaggt hat, wird nicht wiederverwendet.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Zwei Modelle: Wir produzieren alles, oder wir bauen den Film in der Postproduktion aus fremdem Material.

Auf der Superbooth (öffnet in einem neuen Tab) 2023, der Berliner Messe für elektronische Musikinstrumente, haben wir für Reverb Filme in voller Produktion umgesetzt. In „Korg Berlin Introduces Acoustic Synthesizer Prototype“ (öffnet in einem neuen Tab) stellt Tatsuya Takahashi von Korg auf der Messe einen Prototyp vor, „Arturia's MicroFreak Stellar“ (öffnet in einem neuen Tab) zeigt den überarbeiteten MicroFreak-Synthesizer. Das sind die Zeilen „Interviews am Stand“ und „Produktaufnahmen“ aus der Tabelle oben, gemacht für ein Publikum, das nicht in der Halle war. Aaron M, ehemals International Marketing Coordinator bei Reverb: „Ich kann kaum ausdrücken, wie beeindruckt ich von der Arbeitsweise und den großartigen Ergebnissen war.“

Die Kongressfilme „Join us at AAT-AD/PD 2020“ (öffnet in einem neuen Tab) und „#EPA2020 — Join us in Madrid“ (öffnet in einem neuen Tab) haben wir aus Kongressaufnahmen geschnitten und animiert, die Boaz Arad gedreht hat. Beide laden zur nächsten Ausgabe ein. Das ist das Partnermodell: Veranstalter, Agentur oder das eigene Team drehen, wir machen aus dem Material fertige Formate. Alle vier Filme finden Sie auf unserer Arbeiten-Seite.

So gehen wir vor

Jedes Projekt beginnt mit einem echten Gespräch. Danach steht ein Briefing, das alle freigeben, bevor eine Kamera läuft. Bei einem Event ist dieses Briefing die Liste der Formate.

Event-Begleitung mit einer Kamera gehört zu unserem Paket Spark, Multi-Kamera-Live-Events mit Stream und Same-Day-Cuts gehören zu Production (Pakete). Wir drehen vor Ort in ganz Europa und produzieren alles selbst, oder wir übernehmen Schnitt und Motion Design, wenn jemand anderes gedreht hat.

Bei Vorträgen stimmen wir uns mit der Veranstaltungstechnik ab und zeichnen ihr Signal vom Mischpult auf einem externen Recorder auf, zusätzlich zu unserem eigenen Ton. Filmhinweise und Einwilligungen sind in der Regel Ihre Aufgabe. Möchte jemand auf dem Event nicht gefilmt werden, respektieren wir das und vermeiden es, die Person zu filmen. In der Regel bekommen Sie auch das Rohmaterial, und wir archivieren es mindestens ein Jahr.

Sie planen eine Messe, einen Kongress oder ein Kundenevent? Schicken Sie uns das Programm, und wir machen mit Ihnen eine Liste der Formate daraus. Sprechen wir.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.